In een tijd waarin digitalisering de norm is geworden, blijft de stroom van fysieke post voor veel organisaties nog steeds een uitdaging. Denk aan contracten, facturen, formulieren of officiële correspondentie. Het handmatig verwerken, sorteren en verdelen van deze documenten kost niet alleen tijd, maar brengt ook risico’s met zich mee op het gebied van fouten, vertraging of datalekken. De oplossing? Het uitbesteden en digitaliseren van inkomende poststromen.
Wat houdt het uitbesteden van post in?
Bij het uitbesteden van inkomende post wordt jouw fysieke post bezorgd op een extern scanadres, bijvoorbeeld van een gespecialiseerd postverwerkingsbedrijf. Daar wordt alle post geopend, gescand, geclassificeerd en digitaal aan jou of je team beschikbaar gesteld – vaak nog op dezelfde dag. De originele poststukken kunnen worden bewaard, vernietigd of retour gestuurd, afhankelijk van je wensen.
De voordelen van digitalisering
- Tijdbesparing en efficiëntie
Je hoeft geen medewerkers meer vrij te maken voor het sorteren of rondbrengen van post. Alles komt digitaal binnen in de juiste inbox of digitale workflow. Dit versnelt je interne processen aanzienlijk. - Altijd en overal toegang
Zeker in hybride werkomgevingen is het belangrijk dat medewerkers ook buiten kantoor toegang hebben tot belangrijke post. Door digitalisering is inkomende post 24/7 beschikbaar, waar je ook bent. - Beter documentbeheer
Digitale poststukken worden automatisch gearchiveerd, voorzien van metadata en gekoppeld aan dossiers of systemen. Zo raak je nooit meer documenten kwijt, en is terugvinden een fluitje van een cent. - Kostenbesparing
Minder interne verwerking, minder fysieke opslag en efficiëntere workflows leiden tot directe besparingen. Ook op langere termijn loont deze investering. - Veiligheid en compliance
Gespecialiseerde aanbieders werken volgens strikte veiligheidsnormen en zorgen voor een veilige omgang met vertrouwelijke informatie. Zo blijf je ook juridisch compliant.
Voor wie is het interessant?
Deze oplossing is ideaal voor organisaties met een hoog volume aan inkomende post, maar ook voor bedrijven die hun processen willen moderniseren of voorbereiden op verdere digitalisering. Denk aan advocatenkantoren, zorginstellingen, woningcorporaties, overheidsinstanties of MKB-bedrijven.
Digitalisering als onderdeel van je groeistrategie
Het digitaliseren en uitbesteden van inkomende post is meer dan alleen een praktische oplossing – het is een strategische stap richting een toekomstbestendige organisatie. Het stelt je in staat om sneller te schakelen, beter samen te werken en efficiënter te werken in een wereld die steeds meer digitaal wordt.
Het is een slimme zet voor bedrijven die willen groeien, zonder zich te laten vertragen door papierwerk.Het uitbesteden en digitaliseren van inkomende post noemen we ook wel een digitale postkamer. Je inkomende analoge post komt binnen bij Karmac en zij digitaliseren het en sturen je het digitaal.
