Het plannen van een evenement voor je bedrijf kan een stressvol proces zijn en het kan organisatoren vaak overweldigd laten voelen. In deze blog behandelen we een paar tips waardoor je het plannen van een bedrijfsevenement onder de knie krijgt.
Begin vroeg
Begin zo snel mogelijk met plannen. Als je evenement een groot evenement is, moet je het realistisch gezien vier tot zes maanden van tevoren plannen. Kleinere evenementen hebben minimaal een maand nodig. Om ervoor te zorgen dat de laatste aanloop naar het evenement soepel verloopt, moet je ervoor zorgen dat alle leverancierscontracten een paar weken voor het evenement zijn afgerond.
Blijf flexibel
Tijdens het plannen van het evenement gaan er dingen veranderen. Of het nu gaat om de tijden, locaties of zelfs het type evenement dat je organiseert, je moet ervoor zorgen dat je flexibel bent en kunt voldoen aan de veranderingen.
Verdeel de verantwoordelijkheden
Verdeel de verschillende elementen van het evenement in secties. Bijvoorbeeld voor de registratie, catering en het transport. Wijs een sectie toe aan elk lid van je team. Omdat ze alleen verantwoordelijk zijn voor hun eigen sectie, zullen ze veel meer op de hoogte zijn van kleine detail wijzigingen.
Werk met sponsoren
Een evenement kan een hoop geld kosten, werk daarom zoveel mogelijk met sponsoren. Door bijvoorbeeld het eten en drinken te laten sponsoren door een ander bedrijf, heb je daar geen kosten meer aan en maak je tegelijkertijd reclame. Belangrijk is dat je niet je eigen bedrijf vergeet! Zorg dat de bedrijfsnaam regelmatig terugkomt gedurende het evenement. Bijvoorbeeld door op meerdere plekken een bedrijfsvlag te plaatsen.
Fotografeer alles
Foto’s zeggen meer dan duizend woorden en het online plaatsen van positieve foto’s is een uitstekende manier om het succes van je evenement te demonstreren. Je kunt hiervoor een professionele fotograaf inhuren, maar je kunt dit ook makkelijk door het personeel laten doen. Richt je vooral op foto’s van bezoekers die zich vermaken.
